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Aktenaufbewahrung - Sicher organisiert mit System

Die datenschhutzkonforme Aktenaufbewahrung und Aktenlagerung ist für Unternehmen nicht nur eine notwendige Pflicht, sondern oft auch eine Herausforderung. Um wichtige Unterlagen aufzubewahren, ist ein organisiertes Aktenmanagement zu führen. Unabhängig davon, ob sich Unternehmen für eine interne oder externe Aktenlagerung entscheiden, für die sachgerechte Archivierung der Dokumente sind passende Produkte für die Aufbewahrung erforderlich. Unsere Top-Marken wie Leitz, HAN oder Bankers Box bieten hochwertige Aufbewahrungsboxen. Von Archivboxen mit Deckel über die Archivschachtel bis zum Karteikasten sind praktische Lösungen für den Transport und die Lagerung Ihrer sensiblen Dokumente im Sortiment.

 

Wie lassen sich Akten am besten einlagern?

Den Lagerort der Dokumente kann das Unternehmen intern als auch extern wählen. Die einzige Einschränkung ist die, dass alle Aktenlager innerhalb der Bundesrepublik Deutschland gelegen sein müssen. Zudem sollten Sie im Falle einer Prüfung schnellstmöglich Zugriff auf die Akten haben. Äußere Einflüsse wie eine hohe Luftfeuchtigkeit, schwankende Temperaturen oder Sonneneinstrahlungen können zu einer Beschädigung der Dokumente führen. Demnach sollten Archivräume gut belüftet und isoliert sein. Da die Dokumente sensible Daten enthalten können, mussen die Räume vor dem Zutritt unbefugter Personen gesichert sein. 

Archivboxen – für eine optimale Aktenlagerung

Archivkartons oder Archivboxen sollten eine stabile Konstruktion und aus robustem Karton oder Kunststoff hergestellt sein. Nur stabile Boxen und Kartons schützen die Akten und Dokumente vor Verwitterung. Archivboxen aus stabilem Karton schützen die Dokumente vor Staub und Schmutz. Boxen aus transparentem Kunststoff schützen zusätzlich vor Feuchtigkeit und bieten einen schnellen und übersichtlichen Zugriff auf Dokumente. 

Was ist eine datenschutzkonforme Aktenaufbewahrung?

Der Grundsatz für die Aufbewahrungsfristen ist in § 50 Abs. 1 der Bundesrechtsanwaltsordnung geregelt. Schriftstücke müssen eine bestimmte Zeit lang gesichert aufbewahrt werden. Es ist abhängig von der Dokumentart, welche Aufbewahrungspflicht gilt:

  • Finanzunterlagen: 6 Jahre Aufbewahrungspflicht
  • Lagerberichte; Personaldokumente: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht
  • Erbrechtliche Akten: Aufbewahrung 30 Jahre (§ 199 Abs. 3a BGB)
  • Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber: Vernichtung umgehend

Neben einer steuerlichen- oder bußgeldrechtlichen Ermittlung treten spezielle Aufbewahrungsfristen in folgenden Situationen in Kraft:

  • Im Falle einer begonnenen Außenprüfung
  • Bei einer vorläufigen Steuerfestsetzung (§ 165 AO)
  • Dokumente, die die Betriebssicherheit betreffen
  • Dokumente, die den Umweltschutz betreffen
  • Wenn ein Dokument als Begründung von Anträgen an das Finanzamt bestimmt ist

Die Frist der Aktenaufbewahrungspflicht beginnt am ersten Tag des nachfolgenden Kalenderjahres, nachdem die letzte Änderung in einem Dokument erfolgte. Die Aufbewahrungsfrist eines Vertrages tritt nach Vertragsablauf in Kraft.  

Wie lange müssen Privatpersonen Akten aufheben?

Im Regelfall sollten Privatpersonen Unterlagen und Dokumente mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Das Finanzamt kann jedoch Steuerbescheide rückwirkend bis zu vier Jahre ändern und bei Ungereimtheiten 10 Jahre später Unterlagen anfordern. Dementsprechend empfiehlt sich eine Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen von 10 Jahren, auch wenn keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht die zwei Jahre überschreitet. Nachweise über Leistungen von Handwerkern, welche eine Gewährleistung beinhalten, sollten ebenfalls mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Sämtliche Nachweise im Zusammenhang mit der Rentenversicherung wie beispielsweise Arbeitsverträge sind bis zum Renteneintritt aufzubewahren. 

Akten vernichten – Papierschredder

Ist die Aufbewahrungsfrist vorbei, sind die alten Akten zeitnah zu entsorgen. Bevor die Entsorgung der sensiblen Unterlagen erfolgen kann, gilt es diese unbrauchbar bzw. unkenntlich zu machen. Dazu sind Aktenvernichter mit verschiedenen Sicherheitsstufen auf dem Marktplatz verfügbar.  Bei der Aktenvernichtung müssen Sie auf die richtige Sicherheitsstufe des Gerätes achten. Sicherheitsstufe zwei reicht für private und allgemein betriebliche Dokumente wie zum Beispiel Fehlkopien. Handelt es sich um vertrauliche Dokumente, dann ist eine Aktenvernichtung mit einem Papierschredder der Sicherheitsstufe drei einzusetzen.

Aufbewahrungsboxen, Akten-Ordner, Dokumenttaschen und viele weitere Produkte für Bürobedarf sowie Bürotechnik bieten unsere Fachhändler Ihnen in ihrem breit aufgestellten Sortiment. Auf Wunsch beraten unsere Fachhändler sie gerne bei der Produktauswahl für Ihre individuelle Aktenaufbewahrung.